关于物资招标采购 与合同管理衔接关系分析

　　1 引言

　　在物资招标采购与合同管理工作中，招标工作是物资采购工作的开始，合同管理则是贯穿整个物资采购与供应全过程的重要部分。前期招标采购工作的规范与否直接决定后期签订的物资采购合同的质量，物资采购合同签订的规范性和管理的标准化程度又是前期招标工作成功与否的重要衡量标准，两者是相互衔接，互为依托，在物资采购活动中有着举足轻重的地位。

 

　　2 物资招标与合同管理的衔接关系

　　（1）物资招标采购

　　物资招标采购是招标人通过对投标人的产品质量、资质、报价、财务状况、业绩、服务水平等条件综合比较，确定最佳投标人的过程。物资招标采购的最突出的优点是具有较强的竞争性，实行交易公开，给市场主体的交易行为赋予了极大的透明度，有利于物资采购工作在“公开、公平、公正、诚实信用”竞争机制下合法有序的开展。物资招标采购工作成效直接影响到工程建设和工程造价及技术含量，关系到设备的安全稳定运行。

　　（2）合同管理

　　合同是当事人在符合法律规范的要求条件下而达成的协议，合同一经成立即具有法律效力，在双方当事人之间就发生了权利、义务关系。物资采购合同管理涉及物资采购合同的签约、变更、履约和资金结算业务，实施物资采购合同的有效管理能够更好地防范物资采购风险，能提高物资管理部门的整体管理水平，加强物资采购合同履行过程的控制，建立上下联动、统筹协调的物资现场服务和履约协调机制，实现物资管理科学化、法制化。

　　（3）物资招标采购与合同管理的关系

　　物资采购工作之所以需要同时兼顾招标工作与合同管理两个关键点，是因为物资招标工作与合同管理工作有着密切的衔接关系。一是物资招标过程是招标人与投标人合同谈判和订立的过程，就是双方提出订约提议和接受订约提议的协商过程。二是从市场交易行为看，物资招标过程是交易行为的过程，在这过程中，双方还没有订立依托法律的交易关系，这个关系只受有关招标投标方面法律法规的限制，只有招标工作完成后，招标人与投标人双方签订了物资采购合同，这种交易行为才通过合同这种法律形式被正式确定下来，双方的权利义务关系才受到法律保护。三是招标的跟踪管理和评价招标是否成功的角度看也只有通过监督检查双方对物资采购合同各项条款的签订和履约情况来体现。

 

　　3 物资招标采购工作与合同管理衔接中存在的问题

　　物资招标采购和合同管理密切配合是提升物资管理水平的重要途径，直接影响着企业的生产运行和经济效益。但是，目前二者在进行衔接和配合中还存在一些亟待解决的问题，主要表现在以下几个方面：

　　（1）招标采购管理与合同管理相脱离

　　由于物资行政管理部门将招标采购与合同管理工作从职能上相分离，形成多头管理。且片面地强调招标工作与合同管理的独立性，没有从市场经济的角度去认识招标采购与合同管理之间的关系，简单的将物资采购工作体系生硬分割开来，造成两者相互独立，互不联系。

　　（2）招标文件编制环节覆盖内容不全面

　　招标文件编制环节是前期的重点准备工作之一，根据招标计划采购物资，组织各招标人以及各专业领域内专家，针对所计划招标物资进行标段划分，同时对技术规范书、资质业绩要求、最高限价等情况进行集中统一讨论分析并作为后期招标文件的重要组成部分。但是，在招标前期工作中缺少了针对招标文件中合同组成文件这一重要内容的研究和讨论，此阶段的缺失容易在后期合同签订及履约过程中暴露出合同关键内容与物资类型不匹配的尴尬局面。

　　（3）招标文件中合同示范文本选用标准界定不清

　　在招标文件生成阶段，需要根据招标批次情况选取通用合同范本、专用合同范本以及合同协议书模板。目前在我们生成招标文件时，往往是根据某一招标批次集中选用同一个合同示范文本。但是在同一批次中，并不是只有一种类型的物料，这就容易造成所选用的合同范本并不全部适用于本批次采购的物料，主要暴露出以下问题：

　　首先是付款比例的设定问题，目前合同中比较通用的预付款、到货款、投运款、质保金四种不同款项和付款周期的不同匹配方式就有20余种，针对不同的物料特性和使用周期以及生产要求，需要采用不同的付款比例，统一选用一个合同通用模板明显不能满足招标采购工作和合同管理的严谨性和规范性要求。

　　同时在维护合同时，只是简单运用合同示范文本，在专用合同范本维护方面往往只是空白，没有充分考虑不同物料采购和供应特点进行维护，没有将专用合同条款部分的作用发挥出来，将为合同签订和履约工作的开展埋下隐患。

 

　　4 解决招标采购与合同管理衔接关系存在问题的建议

　　目前，物资采购工作已经引起人们高度重视，将招标工作和合同管理工作有机衔接，协同发展，形成上下联动的统一整体是下一步物资招标采购工作优化的重要突破点。

　　（1）健全管理机制，开展招标工作与合同管理一体化建设

　　制度先行是管理的基本要求，企业应该针对招标采购工作与合同管理的各个流程环节进行梳理、总结，建立健全招标采购与合同管理业务监督和效果评价管理运行机制，形成信息传递与反馈及时的上下联动和共享机制。

　　因此建议开展招标工作与合同管理一体化建设，形成一个相互促进、相互制约的有机组合体，将物资管理工作从线拓展到面，改变以往分头管理、断点管理的被动局面，建立一个系统的、开放的、现代化的、机制健全的物力集约化管理机制。

　　（2）将招标文件编制阶段加入合同内容审查环节

　　在物资招标前期准备阶段，合同管理人员配合招标工作人员共同编制招标文件，在供应商资质业绩要求、付款比例、供货周期等方面针对招标文件进行统一讨论、审查修改。在招标工作前期就使合同管理人员加入到物资采购工作中来，增加合同管理人员物资采购全程参与力度，把控重点环节，从源头提升招标文件合法性和合规性。

　　（3）编制合同范本选用指南，提高合同示范文本使用效率

　　在生成招标文件阶段，合同范本的选取是至关重要的一步，是确保后期合同签订和履约顺利进行的关键环节。按照物资招标工作与合同管理一体化建设，建议采取以下措施提高合同示范文本的使用效率：

　　一是规范合同示范文本选用流程，由合同管理工作人员专业负责合同范本的选取工作，针对各类型物料分别选用合同范本。二是针对目前采购频率高的物资制作合同范本选用指南，为以后进一步提高合同范本使用效率和提高招标采购工作效率奠定坚实基础。三是根据每一种采购物料的特性结合使用单位针对合同示范文本中专用合同条款进行专业讨论研究制定，充分发挥专用合同条款作用，进一步提高合同管理的规范性和全面性。

　　（4）建立合同管理反馈机制，加强招标工作后期管理工作

　　建立招标工作后期管理机制和建立合同管理检查、考核制度是招标工作后期跟踪管理的主要内容之一，也是提高招标工作水平、巩固招标成果的需要。合同管理及履约的顺利与否，在很大程度上也反映了招标工作的成功与否。合同管理及履约工作检查情况的反馈，既是对招标活动的一种评估，也是为下次招标活动提供必要的借鉴。

 

　　5 结语

　　物资招标采购和合同管理工作虽然是物资管理工作中的两个不同环节，但二者在工作内容上相互影响、工作流程上相互依托，推进招标采购与合同管理一体化建设，将招标管理和合同管理两个关键环节建立完善的协同机制，能够进一步提升物资管理的严谨性和流程的规范性，提高物资采购效率，促进企业的健康有序发展。